WPS文档如何高效合并两个文档的修订内容：一站式指南

** 在处理团队协作、合同修订或文稿审阅时，我们常常会遇到多人对同一文档的不同副本进行修改的情况，如何将这些分散的修订内容整合到一个最终文档中，并清晰地区分不同审阅者的意见，成为了一个关键问题，本文将深入浅出地为您详解在WPS Office中，如何利用其强大的“比较”与“合并”功能，高效、准确地完成两个文档修订内容的合并工作，并附上实用技巧和常见问题解答，助您彻底掌握这一协作利器。

目录导读

1. 理解核心概念：为何需要“比较与合并”？
2. 准备工作：合并修订内容前的关键步骤
3. 核心操作：一步步合并两个WPS文档
   • 1 第一步：定位“比较”功能
   • 2 第二步：选择原文档与修订文档
   • 3 第三步：精细化设置比较选项
   • 4 第四步：审阅与处理合并结果
4. 进阶技巧与最佳实践
   • 1 处理多个审阅者的情况
   • 2 合并后如何接受或拒绝修订
   • 3 确保格式一致性
5. 常见问题解答（Q&A）

理解核心概念：为何需要“比较与合并”？

在深入操作之前,我们首先要明白WPS中“比较”和“合并”两个功能的区别与联系，这是正确使用它们的基础。

• 比较： 此功能主要用于找出两个文档之间的所有差异（包括内容、格式、批注等），并将这些差异整合到一个新文档中，以修订模式清晰展示，它通常用于您手头有一份原始文档和一份被他人修改过的文档，您想直观地看到“到底改了哪里”。
• 合并： 此功能是“比较”的进阶应用，当有多人（甲和乙）分别对同一份原始文档进行了修改，您希望将甲和乙的所有修改意见都汇集到一份文档中时，就需要使用“合并”，WPS会创建一个新文档，其中同时显示来自所有参与合并文档的修订内容，并用不同的颜色和审阅者名称进行区分。

“比较”是找不同，“合并”是集大成，我们本文要实现的“合并两个文档的修订内容”，本质上就是使用“比较”功能来实现多人修订的合并展示。

准备工作：合并修订内容前的关键步骤

“磨刀不误砍柴工”，充分的准备能让合并过程事半功倍。

• 确定基准文档： 明确哪一份文档是未经修改的“原稿”，这是您最初分发给其他人的那个文件。
• 确保修订模式已开启： 在请求他人修改文档时，最好要求他们开启WPS的“修订”模式（在“审阅”选项卡中点击“修订”按钮），这样，他们所做的每一次删除、添加或格式更改都会被精确记录，合并时会非常清晰。
• 备份文档： 在进行任何合并操作前，务必备份您的原始文档和待合并的文档，以防操作失误导致数据丢失。
• 统一审阅者名称： 如果可能，让不同的审阅者在他们的WPS设置中使用易于识别的姓名（如“法务-张三”、“编辑-李四”），这样在合并后的文档中，您可以一目了然地知道每处修改是谁提出的。

核心操作：一步步合并两个WPS文档

我们进入核心操作环节,假设您手头有原始合同.docx和法务修改-合同.docx，现在需要将法务的修改意见合并到原始合同中。

1 第一步：定位“比较”功能

1. 打开WPS Office，并打开您认为是“基准”的那个文档（即原始合同.docx），或者直接新建一个空白文档也可以。更推荐打开基准文档或使用空白文档作为合并结果的容器。
2. 点击顶部菜单栏的 “审阅” 选项卡。
3. 在“审阅”选项卡中，找到并点击 “比较” 按钮，在下拉菜单中，您会看到“比较”和“合并”两个选项，这里我们选择 “合并” 。（注意：尽管这个功能键叫“合并”，但其底层逻辑是通过比较来实现的，是完成我们目标的正確功能。）

2 第二步：选择原文档与修订文档

点击“合并”后，会弹出一个“比较与合并”的对话框。

• 原文档： 这里选择您那份未被修改的基准文档，即 原始合同.docx。
• 修订的文档： 这里选择包含他人修订内容的文档，即 法务修改-合同.docx。

重要提示： 如果您的界面上有“更多”或齿轮状的“详细设置”按钮，请点击它，以进行更精确的控制。

3 第三步：精细化设置比较选项

在展开的详细设置中,您可以精确控制要比较和合并哪些内容。

• 比较设置：

  • 插入和删除： 务必勾选，这是核心内容变更。
  • 格式： 如果您也想追踪字体、段落等格式变化，请勾选。
  • 大小写更改： 跟踪英文大小写的变化。
  • 空格： 跟踪空格数量的变化。

• 显示修订：

  • 修订的显示位置： 这是关键选项！
    • 原文档： 不建议，会使原文档被直接修改。
    • 修订后文档： 不建议，会丢失一些对比信息。
    • 新文档： 强烈推荐！ WPS会创建一个全新的文档来展示所有比较结果，原文档和修订文档均保持不变，最安全、最清晰。

• 审阅者： 您可以自定义在合并结果中，不同审阅者的修订所使用的颜色，这在与多人合并时尤其有用。

设置完毕后,点击“确定”。

4 第四步：审阅与处理合并结果

WPS会自动生成一个新文档,这个文档就是我们的“合并成果”，这个文档的界面通常分为三部分：

1. 中间主区域： 这是合并后的文档正文，所有来自“修订的文档”的修改都会以修订标记的形式显示出来（删除线代表删除，红色/彩色下划线代表新增，侧边栏可能有批注）。
2. 左侧审阅窗格： 这里会集中列出所有修订的详细信息，包括审阅者、修改类型、日期和时间，您可以在这里快速导航到每一个修订点。
3. 右侧比较统计： 可能会显示修订的数量统计。

您可以清晰地看到法务所做的每一处修改,您就可以开始逐项审阅这些修订了。

进阶技巧与最佳实践

1 处理多个审阅者的情况

如果需要合并甲、乙、丙三人对同一份原稿的修改，该怎么办？WPS无法一次性合并三个文档，但可以通过“接力”的方式完成。

1. 使用上述方法,将原始文档和甲的修订文档合并，生成合并结果1。
2. 将合并结果1作为新的“原文档”，与乙的修订文档进行第二次合并，生成合并结果2。合并结果2已经包含了甲和乙的修订。
3. 再将合并结果2作为“原文档”，与丙的修订文档进行第三次合并，生成最终的合并结果终稿，这样，所有人的修订就都汇集在一起了，并且会用不同的颜色区分开来。

2 合并后如何接受或拒绝修订

合并本身只是汇集了意见,最终决定权在您手中。

• 逐项处理： 在“审阅”选项卡中，使用“上一条”和“下一条”按钮在修订之间导航，对于同意的修改，点击“接受”；对于不同意的，点击“拒绝”（拒绝后，文本将恢复原状）。
• 批量处理： 点击“接受”或“拒绝”下方的小箭头，可以选择“接受所有修订”或“拒绝所有修订”。请谨慎使用批量操作，以免误操作。

3 确保格式一致性

有时,不同审阅者的文档可能因模板或样式不同导致合并后格式混乱，建议在合并前，尽量确保大家使用相同的文档模板，合并后，可以利用WPS的“格式刷”或“样式”窗格来统一格式。

常见问题解答（Q&A）

Q1: 合并后，为什么有些修订没有显示审阅者姓名，而是显示“未知作者”？ A1: 这是因为该审阅者在他们的WPS Office中没有设置用户名，请让他们打开WPS，点击“文件”->“选项”->“常规与保存”，在“个性化”中设置您的用户名，然后重新保存修订文档即可。

Q2: 我可以合并来自Microsoft Word (.docx) 的修订吗？ A2: 可以。 WPS Office对Microsoft Word格式有很好的兼容性，只要对方的Word文档也是用修订模式修改的，您就可以在WPS中正常打开并进行合并操作，修订信息通常会保留。

Q3: 合并时，如何只合并内容修订，不合并格式修订？ A3: 在第三步的“精细化设置”中，在“比较设置”区域，取消勾选“格式”选项，这样，WPS在比较和合并时就会忽略所有格式上的变化，只关注文本内容的增删。

Q4: 合并后的文档太过杂乱，修订标记太多，看不清怎么办？ A4: 您可以在“审阅”选项卡的“显示标记”下拉菜单中，暂时隐藏某些类型的标记（如“批注”、“插入和删除”等），或者选择“原始状态”/“最终状态”来查看合并前或接受所有修订后的样子，以帮助理解。

Q5: 如果我的原文档和修订文档都各自有批注，合并时会怎么处理？ A5: WPS会尝试将两个文档中的所有批注都保留在合并后的新文档中，并用不同的审阅者姓名和颜色进行区分，这是WPS“比较与合并”功能非常强大的一个体现。

掌握在WPS Office中合并两个文档修订内容的方法，是提升团队协作效率和文档处理质量的关键技能，通过本文的详细讲解，您应该已经了解了从准备工作、核心操作到进阶处理的完整流程，其核心在于利用“审阅”选项卡下的“比较/合并”功能，通过创建一个新文档来安全、清晰地展示所有差异。

下次当您面对多份修订意见不知所措时,不必再手动复制粘贴或来回切换文档，只需轻松几步，让WPS的智能合并功能为您代劳，将所有智慧结晶汇聚一堂，让定稿工作变得前所未有的高效和精准，现在就打开您的WPS，尝试用这一强大功能去解决您手头的文档协作难题吧！